Vacature | Onthaal en Indicateren

De persoon die binnen de cel Kabinetssecretariaat instaat voor het onthaal en het indicateren (van de inkomende en uitgaande briefwisseling) vertegenwoordigt het imago van het kabinet wanneer bezoekers worden ontvangen op het kabinet en is het centrale aanspreekpunt voor het beheer van de schriftelijke correspondentie van en naar het kabinet. De functie wordt uitgevoerd onder de supervisie van de kabinetssecretaris en in nauwe samenwerking met alle leden van het kabinet.

a) Opdrachten

Omschrijving van de algemene opdracht

De persoon die binnen de cel Kabinetssecretariaat instaat voor het onthaal en het indicateren (van de inkomende en uitgaande briefwisseling) vertegenwoordigt het imago van het kabinet wanneer bezoekers worden ontvangen op het kabinet en is het centrale aanspreekpunt voor het beheer van de schriftelijke correspondentie van en naar het kabinet. De functie wordt uitgevoerd onder de supervisie van de kabinetssecretaris en in nauwe samenwerking met alle leden van het kabinet.

Omschrijving van de functie

Uw taken:

Als eerste contactpunt:

Het imago van het kabinet uitdragen
Instaan voor het onthaal van de bezoekers (hun identiteit en de redenen voor hun bezoek checken) en hen de weg wijzen doorheen het kabinet
Kleine pakjes in ontvangst nemen
Instaan voor het telefonische onthaal en de correspondent doorverbinden naar de juiste medewerker; indien deze medewerker afwezig is, nota nemen van het verzoek van de correspondent
Eenvoudige antwoorden verschaffen, overeenkomstig voorafbepaalde richtlijnen, voor verzoeken die geen tussenkomst van een beleidsadviseur behoeven.

Als administratieve ondersteuning:

Inkomende en uitgaande brieven en zendingen verwerken
De briefwisseling invoeren in de daartoe bestemde software (indicateren) en bezorgen aan het secretariaat van de kabinetschef
Op verzoek brieven terugvinden
Indien gevraagd, administratieve bijstand verlenen (onder omslag steken, kopieën maken, documenten assembleren, enzovoort)
Instaan voor het rondgaan van briefwisseling en signatairs binnen het kabinet
Klasseren en archiveren
Om de twee maanden nagaan welke brieven nog wachten op een antwoord (indien antwoord nodig is) en een herinnering sturen naar de verantwoordelijke medewerkers (stand van zaken)

Als logistieke ondersteuning:

Beheer van de vergaderzalen: reservatie, benodigde infrastructuur, catering, enzovoort.
Lunchvergaderingen en afterwork-bijeenkomsten voorbereiden, inrichten en bedienen
Toezien op de kwaliteit van het werk van de onderhoudsploeg en de problemen doormelden aan de kabinetssecretaris.

Als medewerker/medewerkster van het Secretariaat:

Optreden als back-up voor de administratieve en logistieke ondersteuning (behalve voor de functie van chauffeur)

Gedeelde politieke belangstelling

U hebt een zeer uitgesproken interesse voor milieu- en sociale aangelegenheden (rechtvaardige transitie).

b) Opleiding

U bent tenminste houder van een getuigschrift hoger middelbaar onderwijs.

c) Vaardigheden

Transversale vaardigheden:

• In team en zelfstandig kunnen werken

• Initiatief kunnen nemen wanneer zich kleine dagdagelijkse problemen voordoen

• Getuigen van professionalisme en diplomatie om in een politieke omgeving te werken

• Het hoofd kunnen bieden aan onvoorziene omstandigheden

• Kunnen anticiperen en creativiteit aan de dag kunnen leggen

Specifieke kennis:

Zeer goede kennis van het Frans (gesproken en geschreven)
Kennis van het Engels is een pluspunt
Nuttige ervaring in een gelijkaardige functie
Kennis van Office (Excel, Outlook, Word, ...)

d) Beschikbaarheid

De werkplaats is gelegen in Brussel (aan de Kruidtuin). Uw aanwezigheid is verplicht tijdens de kantooruren (van 8 tot 16 uur).

e) Solliciteren

We waarderen de diversiteit van onze mensen en streven ernaar om een werkomgeving aan te bieden waarin individuele verschillen worden erkend, geapprecieerd en gerespecteerd, zodat we ons volledige potentieel kunnen ontwikkelen en kunnen voortbouwen op ieders talenten en sterke punten.

Stuur ons je CV en motivatiebrief uiterlijk op woensdag 3 april naar benoit.tricourt@khattabi.fed.be met "Onthaal en Indicateren application" in de onderwerpregel. Aanvang datum in functie gewenst zo snel mogelijk.