Offre d'emploi | Accueil et Indicatage

Au sein de la cellule Secrétariat du Cabinet, le ou la personne responsable de l’accueil et de l’indicatage (des courriers entrants et sortants) véhicule l’image du Cabinet via l’accueil des visiteurs du Cabinet et est le point central pour la gestion et le suivi des correspondances écrites vers et depuis le Cabinet. Cette fonction s’exerce sous la supervision du Secrétaire de Cabinet et en étroite collaboration avec l’ensemble des membres du Cabinet.

a) Tâches

Description de la mission principale

Au sein de la cellule Secrétariat du Cabinet, le ou la personne responsable de l’accueil et de l’indicatage (des courriers entrants et sortants) véhicule l’image du Cabinet via l’accueil des visiteurs du Cabinet et est le point central pour la gestion et le suivi des correspondances écrites vers et depuis le Cabinet. Cette fonction s’exerce sous la supervision du Secrétaire de Cabinet et en étroite collaboration avec l’ensemble des membres du Cabinet.

Description de la fonction

Il/elle est chargé.e de :

En tant que premier point de contact :

Véhiculer l’image du Cabinet
Gérer l’accueil des visiteurs (vérifier l’identité de ceux-ci et les raisons de leur visite) et leur déplacement au sein du cabinet
Réceptionner des petits colis
Gérer l’accueil téléphonique et l’orientation du correspondant vers le bon interlocuteur, prendre note de la demande si le collaborateur n’est pas présent
Formuler des réponses simples, selon des consignes préétablies, pour des demandes ne nécessitant pas l’intervention d’un.e conseillier.ière thématique

En tant que soutien administratif :

Gérer les courriers et plis entrants ou sortants

Encodage dans le logiciel ad hoc du courrier et transmission au secrétariat du Chef de Cabinet (indicatage)
Recherche de courriers à la demande
Aide administrative (mise sous enveloppe, copie, assemblage, etc.) à la demande
Circulation des courriers et signataires au sein du cabinet
Classement, archivage
Vérification bimensuelle des courriers (nécessitant une réponse) en attente afin d’envoyer des rappels aux services responsables (topo)

En tant que soutien logistique :

Gérer les salles de réunion : réservation, infrastructure, intendance, etc.
Assurer la préparation, la mise en place et le service des réunions dinatoires et afterworks
Vérifier la qualité du service rendu par l’équipe d’entretien et faire remonter les problèmes vers le.la Secrétaire

En tant que collaborateur.trice du Secrétariat :

Assurer le rôle de backup du soutien logistique et administratif (sauf pour le rôle de chauffeur)

Intérêt politique partagé

Le collaborateur marque un intérêt très prononcé pour les problématiques environnementales et sociales (transition juste).

b) Formation

Détenteur au minimum d’un Certificat d'Enseignement Secondaire Supérieur (CESS).

c) Compétences

Compétences transversales :

Capacité à travailler en équipe et de manière autonome ;
Esprit d’initiative face aux petits problèmes journaliers ;
Professionnalisme et compétences diplomatiques pour travailler dans un environnement politique ;
Capacité à gérer l’imprévu ;
Capacité d’anticipation et de créativité ;

Connaissances spécifiques :

Très bonne connaissance du français (oral et écrit) et néerlandais (base, oral) ;
La connaissance de l’anglais est un atout ;
Expérience probante dans une fonction similaire ;
Connaissances de la suite Office (Excel, Outlook, Word, etc).

d) Disponibilités

Le lieu de travail est situé à Bruxelles (Botanique). La présence est obligatoire durant les heures de bureau (8h-16h).

e) Procédure

Nous valorisons la diversité des personnes et veillons à offrir un environnement de travail où les différences individuelles sont reconnues, appréciées, respectées et valorisées, de façon à développer le plein potentiel et à mettre à profit les talents et les forces de chacun.e.

Envoyez-nous votre CV et une lettre de motivation pour le mercredi 3 avril 2024 au plus tard à benoit.tricourt@khattabi.fed.be avec comme objet : « candidature Accueil et Indicatage ».

Entrée en fonction souhaitée dès que possible.